入居者管理

入居者管理とは

　入居者管理とは、一言で申し上げると、『入居から退去までに必要な手続きや対応及び家賃の回収、それぞれの業務の記録。』です。自主管理をご経験されたオーナー様はお分かりになるかもしれませんが、これらは主に『募集業務』『契約業務』『期間中業務』『更新業務』『契約終了業務』に大別されます。ここでは、当社が行っている各業務について、詳しくご案内します。

募集業務

　空室期間はオーナー様にとっては損失です。

　賃料減額も先々のキャッシュフローを痛めます。

　→オーナー様のための入居者募集はこちらhttps://www.towa-k.net/recruitment/

契約業務

　宅地建物取引業者として、また、賃貸住宅管理業者として、常に法改正等に対応した契約書類をご用意いております。また、各々の物件で、特有の遵守事項がある場合の書面もご用意しております(Ex.女性専用物件,ペット可物件)。

　また、入居前には社員が必ず室内を確認し、蛇口のパッキンや電気の点灯、エアコンの効き具合等をチェックしております。これにより、入居者に気持ちよくお住まい頂ける環境をご用意し、一般的に発生率の高い初期クレームを防止しております。

主な業務内容

当社でお客様と契約をする場合
- 来店受付
- 内見（物件のご案内）
- 入居申込
- 入居審査
- 重要事項説明
- 賃貸借契約締結
- 入居前チェック(室内の確認)
- 鍵の引渡し

他の路面店仲介業者に契約を依頼する場合
- 入居申込受付
- 入居審査
- 重要事項・賃貸借契約書類の送付
- 入居前チェック
- 鍵の送付
- 入居者押印済の契約書類の処理・保管

契約期間中業務

　当社では、2014年から賃貸管理システムを導入し、契約管理、家賃管理、問合せ管理、修繕管理等を総合的に行っております。このシステムにより、すべての情報を履歴に残すことができるため、スムーズな対応が実現できております。また、週に1度、問合せの進捗確認を行うことにより、対応漏れも防止しております。

　さらに、オーナー様への報告は、WealthParkというオーナー様向けアプリを通して円滑に行っております。例えば、修繕の許可や設備交換の許可は、オーナー様がワンクリックで指示出しできるようになっており、迅速な対応を可能にしています。他にも、収支をいつでも確認できるなど、WealthParkにはオーナー様にとってのメリットが詰まっています。

　詳しくは→https://www.towa-k.net/owner/

　また、家賃未回収の入居者へは、毎月月初に電話・SNS・書面等で適切な督促を行っております。実績と致しましては、管理受託の際に80万円ほどの滞納のあった入居者から、毎月家賃プラス1万円の回収を続け、最近になりついに回収が完了しました。実に7年の歳月を要してしまいましたが、この入居者との関係は良好で、「これからも永く住み続けたい」とのお話を受けております。

主な業務内容

家賃等回収業務
設備故障対応業務
クレーム対応業務
不慮の事故等の対応業務

更新業務

　当社では、賃貸管理システムを利用して、更新の2ヶ月前までに更新の意思確認を兼ねた通知書を送付し、更新の1ヶ月前までに更新書類を送付することをルール化しております。また、書面のミスを防止するため、社員2人以上のチェックも必ず行っております。

主な業務内容

更新や再契約の意思確認
更新料や必要書類の通知
更新契約送付および返送書類処理

契約終了時業務

　当社では、契約時に解約予告期間を定めるとともに、書面の到達日が起算日となる旨を予め契約書に盛り込むことにより、契約終了に伴う入居者とのトラブルを未然に防止しております。

　また、退去立会は、事前に入居者と日程を調整し、当社の社員が行っております。その際、『原状回復ガイドライン』に従った入居者負担およびオーナー様負担割合を遵守しております。さらに、立合時には入居者負担分の金額をその場で算出し、入居者よりサインを頂くことで、解約精算時のトラブルを未然に防止しております。

　また、空室損失を少しでも減らすよう、解約通知受領から3日以内に、オーナー様へ次の募集条件等の提案を行い、ポータルサイトへ掲載しております。

主な業務内容

解約通知の受領
退去立会
賃貸借契約解約精算
次の募集賃料等の設定